Opóźnione płatności, problemy z płynnością finansową i niewypłacalność: mikro- i małe przedsiębiorstwa (VSEs-SMEs) są bardziej narażone i podatne na ryzyko niezapłaconych faktur, a tym samym znajdują się na pierwszej linii frontu w obliczu trudności. Gdy portfel zamówień się kurczy, terminy płatności się wydłużają, a płynność finansowa staje się niepewna, konieczne jest pilne odzyskanie kontroli nad należnościami. Oto nasze wskazówki, jak zabezpieczyć przepływy pieniężne i wzmocnić odporność Twojej firmy.
Dlaczego należności zasługują na pełną uwagę
Mikro- i małe przedsiębiorstwa stoją w obliczu ciągłej presji: niepewna sytuacja gospodarcza, wymogi regulacyjne, problemy z płynnością finansową, złożoność administracyjna oraz wydłużające się terminy płatności. W tym kontekście zarządzanie należnościami staje się strategiczną (a nawet kluczową!) kwestią dla finansowego zarządzania małymi firmami.
Jednak w większości przypadków należności są zbyt często zaniedbywane i nadal zarządzane bezpośrednio przez prezesa mikro- lub małej firmy. Problem polega na tym, że menedżerowie VSE-SME są zaangażowani na wielu frontach, słabo przygotowani jeśli w ogóle i szybko zostają przytłoczeni brakiem dedykowanych zasobów ludzkich i technologicznych. Efektem jest czasochłonna, słabo zoptymalizowana organizacja oraz osłabiona płynność finansowa.
A jednak, rygorystyczne monitorowanie płatności, skuteczna polityka windykacyjna oraz przewidywanie ryzyk związanych z klientami mogą zrobić ogromną różnicę. Istnieją proste nawyki, dostępne narzędzia i sprawdzone rozwiązania, które pozwalają odzyskać kontrolę nad należnościami i przekształcić je w dźwignię wydajności finansowej.
1 - Prognozuj płynność finansową
W ramach codziennej działalności handlowej udzielasz swoim partnerom terminów płatności. W praktyce oznacza to, że zapewniasz swoim klientom krótkoterminowe finansowanie bez konieczności korzystania z banku czy instytucji finansowej. Problem: ta powszechna praktyka nieuchronnie naraża Twoją firmę na ryzyko braku zapłaty.
Małe firmy działają w wymagającym środowisku, naznaczonym zarówno trudnościami gospodarczymi, jak i bardziej strukturalnymi słabościami. W sytuacji, gdy opóźnione płatności i spadający popyt osłabiają płynność finansową, kluczowe jest posiadanie przejrzystego obrazu przepływów finansowych. Pozwala to na identyfikację potrzeb finansowania, prowadzenie negocjacji z partnerami we właściwym czasie, dokładne określenie zapotrzebowania na kapitał obrotowy, unikanie nieprzyjemnych niespodzianek oraz podejmowanie bardziej świadomych decyzji.
Aby na co dzień zarządzać należnościami handlowymi, korzystaj z prostego, regularnie aktualizowanego dashboardu. Takie narzędzie pozwala na bieżąco śledzić przewidywane wpływy i wydatki gotówkowe oraz identyfikować okresy podwyższonego ryzyka. Dodatkowo, łatwe w obsłudze narzędzia cyfrowe (takie jak Excel, oprogramowanie do zarządzania czy platformy bankowe) umożliwiają automatyzację tego monitoringu.
Codzienne monitorowanie to kluczowy nawyk zarządczy, który może w zupełności wystarczyć do zabezpieczenia przepływów pieniężnych i prowadzenia działalności z większym spokojem, a jednocześnie pozwala działać proaktywnie w przewidywaniu napięć związanych z płynnością finansową.
2 - Przepływy pieniężne netto: Twój finansowy kompas, który pomaga trzymać kurs
Aby ocenić kondycję swoich finansów, regularnie obliczaj przepływy pieniężne netto. To różnica między dostępnymi środkami (gotówką lub depozytami bankowymi) a krótkoterminowymi zobowiązaniami. Innymi słowy, pokazuje, czy jesteś w stanie wywiązać się z bieżących zobowiązań. Dodatni przepływ pieniężny netto daje Ci elastyczność w radzeniu sobie z nieprzewidzianymi wydatkami w krótkim okresie.
Z kolei zerowy lub ujemny przepływ pieniężny netto powinien zapalić lampkę ostrzegawczą. Wskazuje on na natychmiastowe napięcia, ryzyko zatorów płatniczych, a nawet niewypłacalności. W takiej sytuacji konieczne jest szybkie działanie: odzyskiwanie należności poprzez przyspieszenie płatności od dłużników, negocjacje z dostawcami, ograniczenie zapasów lub dostosowanie niektórych wydatków.
To proste, ale kluczowe obliczenie jest skutecznym narzędziem wspierającym podejmowanie decyzji biznesowych. Pomaga rozwijać firmę, jednocześnie unikając uzależnienia od krótkoterminowego finansowania (takiego jak debet bankowy, kredyt kupiecki czy windykacja należności) oraz zabezpiecza realizację projektów inwestycyjnych.
3 - Fakturować szybko, fakturować dobrze
Jasno określony i dobrze zdefiniowany proces fakturowania to pierwsza linia obrony przed opóźnionymi płatnościami. Kto jest odpowiedzialny za wystawianie faktur? Kiedy należy je wystawiać? W jaki sposób? Na każde z tych pytań trzeba udzielić jednoznacznej odpowiedzi w ramach organizacji. Faktura, która jest wysłana szybko, zawiera poprawne informacje we właściwym miejscu i spełnia wymogi formalne, ma znacznie większe szanse na terminową płatność!
Zorganizowany i skrupulatny proces fakturowania znacząco skraca średni czas oczekiwania na płatność (DSO – Days Sales Outstanding). Im krótszy ten okres, tym zdrowsze przepływy pieniężne. Uporządkowanie procesu fakturowania pozwala również ograniczyć liczbę sporów, poprawić relacje z klientami oraz wzmocnić profesjonalizm i reputację firmy. To proste, ale bardzo skuteczne narzędzie. Dodatkowo, automatyzacja fakturowania za pomocą rozwiązań cyfrowych (ERP, oprogramowanie do zarządzania) oszczędza czas i zwiększa niezawodność procesu fakturowania i windykacji. Pamiętaj także o umieszczaniu obowiązkowych informacji prawnych, warunków płatności oraz o wdrożeniu systematycznego monitorowania faktur.
4 - Skontaktuj się z klientem: działaj już następnego dnia!
Gdy Twój klient otrzymuje przypomnienie o płatności dzień po upływie terminu, otrzymuje od Ciebie jasny sygnał: monitorujesz należności na bieżąco, jesteś czujny i zorganizowany. Taka konsekwencja jest kluczowa, by zapobiec przekształceniu się opóźnionych płatności w nieściągalne długi.
W przypadku nieopłaconych należności liczy się każdy dzień. Im dłużej zwlekasz, tym mniejsze masz szanse na odzyskanie pieniędzy. Szybkie przypomnienie często wystarcza, by rozwiązać sytuację, która została po prostu zapomniana lub przeoczona. Regularna komunikacja z dłużnikiem jest zawsze skuteczniejsza niż późne, formalne wezwanie do zapłaty. Może też pomóc zidentyfikować klientów mających trudności i dojść z nimi do polubownego porozumienia!
Usystematyzuj swoje przypomnienia (e-mail, telefon, list polecony) i korzystaj z narzędzi do automatycznego wysyłania powiadomień, aby uwolnić się od tego czasochłonnego zadania. Ważne: zapisuj każdą wymianę korespondencji, aby w razie sporu móc udokumentować swoje działania.
5 - Warunki płatności: Sojusznik w walce z opóźnionymi płatnościami
Zbyt często mikro- i małe przedsiębiorstwa zaniedbują formalizowanie warunków płatności, co pozwala klientom wykorzystać brak jasności lub narzucić własne zasady. Tymczasem doprecyzowanie warunków sprzedaży, żądanie zaliczek czy ustalenie kar za opóźnienia to proste sposoby na zabezpieczenie płynności finansowej. Na przykład okres DSO (Days Sales Outstanding) można znacząco skrócić, negocjując krótsze terminy płatności i żądając zaliczek przy składaniu zamówienia. Ogranicza to ryzyko związane z klientami i chroni przepływy pieniężne.
Warunki umowne muszą być jasne, dostępne i systematycznie przekazywane przed dokonaniem sprzedaży. Stanowią one ochronne ramy prawne. Zaliczki pozwalają zabezpieczyć część przychodu już na początku realizacji usługi. Kary za opóźnienia w płatnościach mają podwójne działanie: odstraszają i rekompensują. Nawet jeśli rzadko są egzekwowane, samo ich uwzględnienie w umowie mobilizuje klientów do dotrzymywania terminów. Warto o nich przypominać w wysyłanych monitach.
6 - Ryzyko klienta: wykrywaj słabe sygnały
Nie wszyscy klienci wiążą się z takim samym poziomem ryzyka. Istnieją jednak sygnały ostrzegawcze, na które warto zwrócić uwagę: powtarzające się opóźnienia, nietypowe prośby, zmiany w zachowaniu lub sposobie prowadzenia relacji handlowej... Włączenie takiej analizy do procesu sprzedażowego to działanie prewencyjne.
Warto wyposażyć się w narzędzia do zapobiegania nieopłaconym fakturom i analizy ryzyka klienta, takie jak ubezpieczenie należności handlowych czy usługi informacji gospodarczej, które oceniają prawdopodobieństwo niewypłacalności. Takie rozwiązania pozwalają lepiej poznać partnerów biznesowych, dostosować warunki płatności do ich kondycji finansowej i ograniczyć ekspozycję na ryzyko. To skuteczny sposób, by unikać nierzetelnych płatników i skupić się na najbardziej wiarygodnych klientach.
7 - Cyfryzacja należności poprawia płynność finansową
Cyfryzacja należności to jedno z kluczowych wyzwań, przed którymi stoją dziś firmy w kontekście efektywności finansowej. Faktury elektroniczne, automatyczne alerty i zaplanowane przypomnienia to narzędzia, które oszczędzają czas, ograniczają liczbę błędów i zwiększają przejrzystość przepływów pieniężnych, ułatwiając tym samym całościowe zarządzanie firmą.
Poza korzyściami „praktycznymi”, firmy, które cyfryzują zarządzanie klientami, poprawiają wskaźniki ściągalności należności i skracają czas oczekiwania na płatność. Istnieje wiele rozwiązań dostosowanych specjalnie do potrzeb mikro- i małych przedsiębiorstw, takich jak oprogramowanie do fakturowania, systemy CRM czy platformy płatnicze. Inwestycja w nie jest często niewielka w porównaniu do osiągniętych korzyści w zakresie efektywności. Kluczowe jest dobranie narzędzi prostych, kompatybilnych i dopasowanych do potrzeb firmy.
8 - Windykacja należności: działaj, zanim będzie za późno!
W obecnych realiach zagrożenie opóźnionymi płatnościami mocno obciąża większość firm na całym świecie. Zachowania płatnicze się pogarszają – przedsiębiorstwa coraz częściej spotykają się z opóźnieniami, wydłużonymi średnimi terminami płatności oraz niepokojącym wzrostem liczby niewypłacalności.
Mikro- i małe przedsiębiorstwa dysponują znacznie mniejszymi rezerwami finansowymi, by przetrwać trudne czasy i uniknąć kryzysu płynności. Paradoksalnie, choć większość z nich tłumaczy opóźnienia w płatnościach problemami finansowymi swoich klientów, niewiele decyduje się na działania windykacyjne. Windykacja postrzegana jest jako czasochłonna, skomplikowana, kosztowna i bez gwarancji powodzenia.
Niezależnie od kwoty, opóźniona płatność nigdy nie jest błaha (ani bezkosztowa). Może poważnie osłabić płynność finansową, a nawet zagrozić istnieniu firmy. Przykład: aby zrekompensować nieopłaconą fakturę na 5 000 euro, firma z marżą 10% musi wygenerować dodatkowy obrót w wysokości 50 000 euro. (przy założeniu, że marża netto wynosi 10%). Koszt jest więc znacznie wyższy, niż się wydaje!
Im później podejmiesz działania w sprawie należności, tym bliżej jej całkowitej nieściągalności. Już dzień po upływie terminu płatności kluczowe jest, aby skontaktować się z dłużnikiem i rozpocząć jasno określoną procedurę. To właśnie w pierwszych dniach najłatwiej osiągnąć polubowne rozwiązanie i co ważne, takie które zostanie dotrzymane!
9 - Nie zmagaj się z nieopłaconymi fakturami samodzielnie
Nawet dla małych firm istnieją zewnętrzne rozwiązania chroniące przed niezapłaconymi fakturami i gwarantujące płatność należności w przypadku problemów. Ubezpieczenie należności handlowych, faktoring, firmy windykacyjne to rozwiązania, które wciąż są niedostatecznie wykorzystywane przez decydentów, często z powodu braku wiedzy lub obawy przed ich złożonością.
Potężne narzędzie do zarządzania ryzykiem klienta ubezpieczenie należności handlowych chroni Twoje należności od klientów przed ryzykiem braku płatności. Zabezpiecza Cię przed niezapłaconymi fakturami, gwarantując – na określonych warunkach – wypłatę należności w przypadku niewypłacalności. Pomaga rozwijać biznes, przewidując ryzyko niewypłacalności i przekazując sprawy do windykacji w przypadku roszczenia, jak np. EasyLiner kompleksowe, internetowe rozwiązanie ubezpieczenia należności dla małych firm i MŚP.
Faktoring z kolei umożliwia natychmiastowe uzyskanie zaliczki środków lub zapłatę za faktury za pośrednictwem zewnętrznej instytucji finansowej. To elastyczne rozwiązanie finansowe poprawia aktywa firmy i zabezpiecza jej płynność finansową
Zbyt często pomijana, windykacja należności może decydować o przetrwaniu lub rozwoju firmy. Dla mikrofirm i MŚP, które nie dysponują dedykowanymi zasobami ludzkimi ani finansowymi, outsourcing windykacji może być skutecznym i opłacalnym rozwiązaniem. Aby zmaksymalizować skuteczność, proces windykacji musi być szybki, uporządkowany i proporcjonalny. 200 ekspertów Coface ds. windykacji oraz 250 partnerów prawnych może odzyskiwać należności w 190 krajach – dzięki temu szybciej odzyskujesz środki, jednocześnie zachowując dobre relacje z klientami-dłużnikami.
10 - Wiedza finansowa: Inwestuj w trwałość swojej firmy
Zrozumienie kluczowych wskaźników, umiejętność analizy bilansu, opanowanie kwestii opóźnień w płatnościach i rzeczywistego wpływu niezapłaconych faktur, identyfikacja ryzyk związanych z klientami lub dostawcami to wszystko są kompetencje, które pozwolą Ci na większą samodzielność w zarządzaniu firmą oraz lepsze przewidywanie ryzyk, dzięki czemu podejmiesz trafniejsze decyzje biznesowe.
Solidna wiedza finansowa pozwala lepiej strukturyzować procesy, optymalizować wyniki z wykorzystaniem cyfrowych narzędzi wspierających podejmowanie decyzji oraz wdrażać skuteczną strategię zapobiegania niezapłaconym fakturom. Dotyczy to zarówno właścicieli mikrofirm i MŚP, jak i ich zespołów szczególnie osób odpowiedzialnych za fakturowanie, kontakt z klientami i księgowość
Krótkie szkolenia, webinary czy indywidualne wsparcie – takie jak te oferowane przez Coface – mogą pomóc w rozwijaniu realnej wiedzy z zakresu ryzyka handlowego. Ciągłe doskonalenie i śledzenie najważniejszych trendów w gospodarce światowej oraz ryzyk krajowych i sektorowych to inwestycja w długoterminową przyszłość Twojej firmy.
- Poznaj EasyLiner, kompleksowe, internetowe rozwiązanie w zakresie ubezpieczenia należności handlowych dla małych firm.
- Ubezpieczenie należności handlowych, informacje biznesowe, windykacja, faktoring znajdź rozwiązanie dopasowane do indywidualnych potrzeb, kontaktując się z naszymi ekspertami już teraz!
